Balance Score Card Matrix IT/IS

Lanjut dari tulisan sebelumnya, metode pengembangan analisis biaya manfaat (benefit cost analysis) dalam IT/IS Benefit Matrix dapat dikelompokkan pada beberapa kategori. Pengelompokkan berdasarkan metode Balanced Scorecard  mengidentifikasikan keuntungan dari EQT, HQT, EQI, dan HQI dalam empat kategori keuntungan. Yaitu keuntungan Financial Benefit, Quality of Services Benefit, Internal Management Benefit, dan  Cutomer Perception Benefit.

• Financial Benefit. Keuntungan financial sangat mudah diukur nilainya atau berpengaruh langsung pada profit perusahaan. Keuntungan dari sisi finansila yang dapat terukur diantaranya:
  • Penurunan biaya akibat kesalahan (failure cost)
  • Peningkatan perolehan keuntungan perushaan (revenue cost)
  • Penurunan biaya operasional (operational cost)

• Quality of Services Benefit
  • Peningkatan waktu tanggap pelayanan (time responenses)
  • Peningkatan antar muka konsumen dan perusahaan (interface services)
  • Peningkatan pemanfaataan sumber daya (resources advantages)

• Internal Management Benefit
  • Peningkatan keunggulan kompetitif dan analisis kompetisi (competitive analysis)
  • Peningkatkan  produksi (production management)
  • Peningkatan pengambilan keputusan (decision  making analysis)
  • Peningkatan kepercayaan pegawai (official trust)
  • Peningkatan citra perusahaan (company brand image)

• Cutomer Perception Benefit
  • Peningkatan hubungan perusahaan dan konsumen (customer relationship)
  • Peningkatan persepsi pelanggan terhadap perusahaan (customer perception)
  • Peningkatan kepercayaan konsumen (customer trust)

balance scorecard matrix IT/IS

IT/IS Benefit Matrix – Metode Baru

Saya pikir perangkat untuk mengevaluasi investasi sistem dan teknologi informasi (IT/IS) hanya dilihat pada aspek tangible benefit dan intangible benefit. Seperti pada tulisan sebelumnya di kategori analisis dan desain IT/IS

Ternyata, perangkat atau metode untuk mengukur investasi IT/IS telah berkembang. Kondisi ini disadari bahwa sangat sulit mengukur intangible benefit. Variabel pengukurnya sulit didefinisikan dengan baik apalagi nilai keuntungannya. Meski nilai intangible benefit bisa jauh lebih besar dari pada tangible benefit. Secara materi sulit terukur tapi dampaknya sangat bisa dirasakan perusahaan atau pihak yang mengimplementasikan sistem informasi. Misalnya citra perusahaan di mata konsumen, keunggulan kompetitif dibanding perusahaan lain, kenaikan persentase konsumen, dan sebagainya.

Metode baru yang digagas Marylin Parker dan Dan Nemenyi (artikel ilmiahnya sedang dicari…ada yang mau sharing??? ).

Menurut mereka antara tangible dan intangible ada kondisi antara atau quasi intangible. Quasi intangible memudahkan dalam mengidentifikasi keuntungan dari implementasi IT/IS yang bisa dikategorikan dalam aspek pengaruh langsung pada profitabilitas perusahaan dan dampak terhadap profitabilitas perusahaan.  Pengelompokkan tangible, intangible, dan quasi intangible ini dibuat dalam sebuah matrix yang disebut IT/IS Benefit Matrix.

IT/IS benefit matrix

Dari IT/IS Benefit Matrix ada pengembangan metode lama menjadi tangible, quasi intangible, dan intangible. Kategori pada masing-masing kelompok dijbarkan menjadi EQT Hard HQT, EXI, dan HQI

• Easy-to-Quantify Tangible (EQT) / Hard Benefit

Keuntungan implementasi IT/IS bisa langsung mempengaruhi profitability perusahaan dan dampaknya dapat diukur secara obyektif. Contohnya penggunaan intranet akan mengurangi konsumsi kertas di perusahaan karena adanya office automation.

• Hard-to-Quantify Tangible (HQT)

Keuntugannya tidak mempengaruhi profitability secara langsung tetapi dampaknya bisa dirasakan. Misalnya penggunaan firewall bisa melindungi data-data perusahaan dari malware. Dampaknya terasa tapi tidak terlihat nilai keuntungan yang diperoleh.

• Easy-to-Quantify Intangible (EQI)

Manfaatnya dapat dirasakan tetapi tidak berdampak dalam menaikkan profit perusahaan. Misalnya aplikasi costumer relationship management dengan sistem informasi terentu yang mendekatkan hubungan konsumen dan perusahaan

• Hard-to-Quantify Intangible (HQI)

Bagian yang ini adalah bagian yang sulit diidentifikasi keuntungan dan dampaknya bagi perusahaan. Contohnya aplikasi mobile tracking dapat meningkatkan citra perusahaan dan keunggulan kompetitif.

Untuk memudahkan pengketagoriannya, ada studi lanjutan yang mengembangkan metode ini dalam balance score card. Biar ga pusing,  saya lanjutkan di tulisan berikutnya.

Mengukur Kualitas Informasi

Saat menganalisis dan merancang sistem informasi, sering sekali ditanya tentang kualitas informasi. Bahkan termasuk dalam tujuan utama yang ingin dicapai tiap kali merancang sistem informasi. Bukan pada kecanggihan sistem, interface yang bagus, atau kompleksitasnya. Sistemnya canggih, interface menarik, kompleks akan menjadi percuma kalau informasi yang dihasilkan tidak berkualitas. Bukankah data-data yang diproses dalam sistem bertujuan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas sesuai harapan dan kebutuhan user.

Sebenarnya apa ya kualitas informasi atau quality of information?

Informasi yang berkualitas menunjukkan bahwa informasi yang disajikan sesuai dengan harapan dan kebutuhan user berdasarkan dimensi kualitas informasi. Nah, apalagi tuh dimensi kualitas?

Dimensi kualitas bisa disebut sebagai syarat sebuah informasi dikatakan berkualitas dilihat dari beberapa sudut. Menurut James O’Brien dalam bukunya System Analysis and Design Method, ada 3 dimensi kualitas informasi yaitu dimensi waktu informasi (time dimension), dimensi konten informasi (content dimension), dan dimensi bentuk informasi (form dimension). Karakteristik dalam dimensi ini adalah pilihan analis sistem informasi. Tidak semua harus masuk tapi disesuaikan dengan kebutuhan.

Time Dimension (dimensi waktu informasi). Informasi dikatakan berkualitas jika

• Currency alias Up to date. Informasi yang disampaikan tepat waktu. Buat sistem informasi yang menyajikan informasi basi. Tidak bisa digunakan apalagi untuk mengambil keputusan. Informasi yang tersaji cepat akan memuaskan pengguna dan mendukung pengambilan keputusan. Akan lebih baik lagi jika real time ya.
• Timeliness alias tersedia kapan saja user membutuhkan. Artinya informasi tersedia kapan pun user menginginkannya. Pagi, siang, sore, bahkan tengah malam. Mungkin yang saat ini lagi dikembangkan adalah aplikasi sistem informasi via handphone (mobile application).
• Frequency yang berarti informasi tersedia dalam periode waktu tertentu. Agak mirip-mirip dengan kategori up to date.

Content Dimension (dimensi konten informasi)

• Accuracy. Jelas bahwa informasi yang tersedia akurat, bebas dari kesalahan sehingga tidak menjerumuskan user dan berakibat salah dalam mengambil keputusan.
• Relevance. Nah, informasi yang tersedia sesuai dengan business core atau kebutuhan user. Jangan sampai informasi yang tersedia tidak dibutuhkan user. Sia-sia kan.
• Conciseness. Dimaksudkan bahwa informasi yang disajikan diperlukan oleh user. Misal informasi prakiran cuaca, user membutuhkan suhu sekarang berapa, akan hujan atau tidak, berapa kecepatan angin, layak tidak untuk berlayar. Jangan diberi informasi kepadatan lalu lintas. Kan jadi ganyambung.com.

Form Dimension (dimensi bentuk informasi)

• Kalau bentuk informasi adalah cara bagaimana informasi tersebut sampai ke user. Media apa yang sebaiknya digunakan. Apakah sistem informasi stand alone atau yang online. Bisa diakses melalui apa, televisi, radio, komputer, layar lebar (seperti di jalan-jalan), atau melalui ponsel. Pilihan-pilihan ini dikembalikan lagi pada kebutuhan sistem berdasarkan hasil analisis permasalahan saat ini.

Moga bermanfaat :D.

Template Perhitungan Cost Benefit Analysis

Masih tentang analisis biaya dalam desain sistem informasi. Baru bisa posting sekarang.

Ketika merancang desain sistem informasi, salah satu aspek kelayakan dalam implementasi adalah kelayakan ekonomi. Aspek kelayakan lain yang mesti dianalisis adalah kelayakan teknis, kelayakan operasional, kelayakan jadwal, dan kelayakan hukum.

Dalam aspek kelayakan ekonomi, perlu diperhitungkan biaya investasi yang dikeluarkan dan biaya manfaat atau keuntungan yang akan diperoleh.  Biaya investasi atau biaya tetap adalah biaya-biaya yang ada dalam desain sistem informasi yaitu biaya pengadaan, biaya persiapan operasi,dan biaya implementas. Juga terdapat biaya tidak tetap yang diperhitungkan setiap tahunnya. (baca: analisis desain sistem informasi).

Salah satu uraian dalam biaya pengadaan adalah pengadaan perangkat keras. Tidak bisa asal menentukan jenis dan jumlahnya. Tergantung pada desain yang kita rancang. Nah, sebelumnya perlu dibuat rancangan topologi jaringannya untuk memperhitungkan berapa server yang diperlukan, workstation, jenis jaringan, dan peripherals lainnya. Contoh uraian biaya perangkat keras bisa di download di sini.

Kemudian baru bisa dirumuskan uraian biaya investasinya.

Hal yang cukup rumit adalah analisis biaya manfaat  atau perhitungan keuntungan yang diperoleh jika sistem diimplemetasikan. Karena selain tangble cost juga terdapat intangibles cost yang sulit diukur. Maka cara yang digunakan adalah merumuskan perkiraan peningkatan transaksi yang dilakukan oleh konsumen.

Download Free:

template perhitungan uraian biaya pengadaan hardware
template perhitungan cost analysis
template perhitungan cost benefit

Metode Cost Benefit Analysis

Melanjutkan tulisan yang lalu, metode analisis biaya desain sistem informasi dapat dilakukan daengan berbagai cara. Saat melalukan analisis,  kita bisa menentukan metode apa yang digunakan. Bisa salah duanya atau semua metode. Umumnya menngunakan metode tingkat pengembalian bunga (terutama jika menggunakan dana pinjaman), rasio biaya-manfaat, dan periode pengembalian.

Metode CBA untuk memutuskan kelayakan pengembangan sistem dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

1. Metode nilai sekarang bersih (Net Present Value, NPV)

NPV adalah metode menghitung nilai bersih pada waktu sekarang. Waktu sekarang menjelaskan waktu awal perhitungan bertepatan dengan saat evaluasi dilakukan atau pada periode tahun ke-nol (0) dalam perhitungan cashflow investasi. Jika NPV>0 maka investasi akan menguntungkan/layak (feasible) sedangkan jika NPV<0 maka investasi tidak menguntungkan/layak.

2. Metode tingkat pengembalian internal (Internal Rate of Return, IRR)

Metode IRR bertujuan untuk mengetahui tingkat kemampuan cashflow dalam mengembalikan investasi yang dijelaskan dalam bentuk % periode waktu atau kewajiban Minimum Atractive Rate of Return (MARR). Nilai MARR sendiri ditetapkan secara subjektif dengan mempertimbangakan tingkat suku bunga investasi, biaya lain yang harus dikeluarkan, dan faktor risiko investasi. Dari faktor risiko akan diketahui tipe investasi berdasarkan optimistic, most-likely, dan pessimistic investasi. Jika IRR ≥ MARR, maka investasi akan menguntungkan/layak.

3. Metode pengembalian investasi (Return of Investment, ROI)

Metode ROI bertujuan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Jika ROI>0 maka investasi layak diterima, sedangkan jika ROI<0 investasi tidak layak.

4. Metode rasio biaya manfaat (Benefit Cost Ratio, BCR)

Metode BCR memberikan nilai perbandingan antara komponen manfaat terhadap komponen biaya. Jika BCR≥1 maka investasi akan menguntungkan/layak, sedangkan jika BCR<1 maka investasi tidak menguntungkan/layak.

5. Metode periode pengembalian (Payback Period)

Metode periode pengembalian bertujuan untuk mengetahui seberapa lama (periode) investasi akan dapat dikembalikan saat terjadinya kondisi pulang pokok (break even point).

Analisis Biaya Desain Sistem Informasi (Part #2)

Lanjut sesi tentang analisis biaya yang lalu ya.

Salah satu komponen yang harus diperhitungkan sejak awal dalam desain dan implementasi sistem adalah komponen biaya. Komponen biaya sendiri terbagi dalam beberapa bagian : biaya pengadaan (procurement cost), biaya persiapan operasi (start-up cost), biaya proyek (project cost), dan biaya operasi serta perawatan (ongoing and maintenance cost). (baca lagi part#1)

Sebelum menguraikan tiap komponen biaya, kita perlu menentukan besaran index inflasi. Kenapa? Karena ini berkaitan dengan biaya yang akan dibayarkan untuk tahun-tahun selanjutnya. Nilai saat ini akan berbeda dengan nilai tahun berikutnya (x+1). Besarnya index inflasi bisa diasumsikan atau kalau mau lebih akurat bisa cek di web depkeu. Dalam kondisi normal umumnya menggunakan besaran 6-8%.

Setelah mengasumsikan nilai index inflasi, boleh deh lanjut ke uraian komponen biaya. Ini bisa dijadikan contoh.

1. Biaya Pengadaan. Dihitung pada tahun ke-0 atau sebelum sistem informasi diimplementasikan. Contoh biaya pengadaan:

• Biaya pembelian hardware : server, PC, switch, hub, kabel data, printer, scanner, fax, dll
• Biaya instalasi hardware : diperhitungkan meski yang meng-instalasi adalah pihak internal perusahaan. Istilahnya honor buat petugas instalasi
• Biaya modifikasi ruangan : biasanya implementasi sisfo memaksa untuk merenovasi atau memodifikasi ruangan. Tidak hanya agar lebih nyaman, tetapi agar perangkat dari sisfo yang dirancang bisa bekerja dengan baik. Biaya yang dimasukan berupa perbaikan ruang, penambahan AC, dsb.

2. Biaya Persiapan Operasi. Dihitung pada tahun ke-0 juga. Contoh biaya persiapan operasi:

• Biaya aplikasi sistem informasi. Jika menyerahkan ke pihak ketiga lebih mudah menentukan nilainya berdasarkan desain sistem yang diajukan. Tapi jika membuat sistem sendiri agak sedikit rumit.
• Biaya instalasi jaringan komunikasi
• Biaya training, dihitung per-jam atau per-hari. Biaya training ditujukan untuk mereka yang akan menggunakan aplikasi tersebut seperti administrator, frontliner, bag. keuangan, bag.umum. dsb.

3. Biaya Proyek. Juga dihitung di tahun ke-0. Umumnya berupa biaya honor konsultan dan administrasi proses implementasi. Seperti biaya analis, programmer, web designer, akomodasi, pengumpulan data, dokumentasi, rapat, dsb.

4. Biaya Operasi dan Perawatan. Dihitung setelah tahun ke-0. Diperhitungkan hingga biaya investasi tertutupi. Dengan memperhitungkan komponen manfaat akan diketahui periode pengembaliannya. Contoh biaya operasi diantaranya perawatan hardware (ada biaya penyusutan juga), perawatan software, gaji personil, biaya overhead (listrik, telepon), dsb.

Download contoh CBA komponen biaya (excel)

Analisis Biaya Desain Sistem Informasi

Saat melakukan desain sistem informasi, pasti terdapat aspek analisis biaya yang harus diperhitungkan. Analisis biaya menjadi salah satu penentu sistem ini layak atau tidak sih untuk diimplementasikan. Jangan-jangan kemahalan. Payback period-nya kelamaan. Terutama dalam sebuah perusahaan atau dunia bisnis. Setiap inovasi termasuk pembuatan desain sistem harus memperhitungkan untung ruginya. Investasi yang ditanam harus mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.

Keuntungan bisa saja berbentuk materiil bisa juga tidak. Maka dalam analisis biaya sistem informasi ada keuntungan yang berujud (tangible cost) dan keuntungan tidak berujud (intangible cost). Jika manfaat atau keuntungan yang diperoleh lebih kecil dari nilai investasi, maka sistem informasi tersebut tidak layak dikembangkan. Sedangkan jika manfaat yang diperoleh sama atau lebih besar dari nilai investasi, maka sistem informasi layak dikembangkan

Analisis biaya dalam desain sistem informasi bisa dilakukan dengan beragam cara salah satunya dengan Cost Benefit Analysis (CBA). Perhitungan CBA melibatkan perhitungan komponen biaya dan komponen manfaat.

Komponen biaya sendiri meliputi biaya pengadaan (procurement cost), biaya persiapan operasi (start-up cost), biaya proyek (project cost), dan biaya operasi serta perawatan (ongoing and maintenance cost).

1. Biaya pengadaan diperhitungkan di awal tahun (tahun ke-0) dan masuk dalam capital cost. Komponen yang masuk dalam biaya pengadaan yaitu biaya konsultasi pengadaan perangkat keras, biaya pembelian atau sewa (leasing) perangkat keras, biaya instalasi perangkat keras, biaya fasilitasi ruangan, biaya modal pengadaan perangkat keras, dan biaya manajemen dan staff selama proses pengadaan.
2. Biaya persiapan operasi, didalamnya terdapat biaya pembelian perangkat lunak, biaya instalasi peralatan komunikasi, biaya persiapan personil, biaya reorganisasi, biaya manajemen dan staff selama proses persiapan.
3. Biaya proyek berhubungan dengan biaya untuk mengembangkan sistem yang meliputi biaya tahap analisis sistem, biaya tahap disain sistem, dan biaya tahap penerapan sistem.
4. Biaya operasi serta perawatan dikeluarkan setelah tahun ke-0 meliputi operasi dan perawatan perangkat keras, perangkat lunak, dan fasilitas. Biaya tersebut meliputi biaya personil, biaya overhead, biaya perawatan perangkat keras, biaya perawatan perangkat lunak, biaya manajemen yang terlibat, dan biaya penyusutan (depresiasi).

Sedangkan komponen manfaat dapat dikelompokan pada manfaat mengurangi kesalahan (error reduction, ER), manfaat mengurangi biaya (cost reduction or avoidance, CR), manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas (increased speed of activity, IS), dan manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen (improved in management planning or control, MC).

Oya, komponen manfaat tadi dikategorikan dalam tangible cost dan intangible cost. Manfaat berujud diantaranya adalah pengurangan biaya operasi, pengurangan kesalahan proses, pengurangan biaya telekomunikasi, peningkatan penjualan, pengurangan biaya persediaan, dan pengurangan kredit tak tertagih. Manfaat tak berujud adakah keuntungan-keuntungan yang sulit diukur dalam bentuk satuan unit uang, diantaranya peningkatan pelayanan, peningkatan kepuasan konsumen, peningkatan kepuasan kerja personil, dan peningkatan pengambilan keputusan manajemen.

Hmmm…contoh perhitungannya lanjut ke sesi berikutnya yaaa

FAST!! Metode Analisis & Desain Sistem Informasi

Banyak sekali yang mengira bahwa sistem informasi hanya seputar pada pembuatan aplikasi sistem, baik database maupun user interface-nya. Padahal, bagian yang berperan besar untuk menentukan sebuah sistem informasi layak diteruskan atau tidak adalah pada saat analisis dan perancangan sistem ( information system analysis and design).

Analisis dan desain sistem informasi (ADSI) merupakan tahapan yang harus dilalui setiap kali kita ingin membuat aplikasi sistem informasi. Dari sini kita merancang, sistem ini untuk apa sih, kebutuhannya apa aja, siapa yang akan menggunakan, fungsi dan tugas apa yang menjadi hak pengguna, berapa biaya yang akan dikeluarkan, berapa lama waktu pengembangannya, kelayakannya, prospek pengembangannya, dan sebagainya. Hal ini ditujukan agar sistem tidak habis pakai, bisa dikembangkan sesuai dengan perkembangan organisasi/perusahaan yang dinamis. Itulah kenapa dokumentasi pengembangan sistem sangat penting artinya. Bukan hanya aplikasinya saja.

Banyak sekali metode ADSI, ada RAD (rapid application development), SDLC (system development life cycle), Prototype, Waterfall, dan masih banyak lagi. Setiap metode memiliki ciri dan tahapan yang berbeda. Mau yang ingin cepat rampung atau yang super lambat??? Ada kelebihan dan kekurangan masing-masing. Salah satu metode ADSI adalah FAST!!!

FAST atau Framework for the Applications of System Technology mendefinisikan tahapan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi, dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahapan pada FAST berdasarkan pada permasalahan dan kesempatan yang dihadapi dengan peningkatan-peningkatan yang diharapkan dari sistem yang dikembangkan.

FAST sendiri berkaitan erat dengan analisis dan desain sistem melalui cara PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service). PIECES membantu metode FAST pada tahap analisis masalah dan kebutuhan sistem, meliputi:

• Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif diukur dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu (throughput) dan response time.
• Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
• Economics (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi.
• Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan derta kecurangan yang akan terjadi.
• Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi.
• Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.